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Atti della Conferenza Europea - BEZZINA

BEZZINA

GLI ARCHIVI COME CENTRI DI CULTURA -
L'ESPERIENZA DI MALTA

• Gli archivisti o record keepers sono responsabili di materiale culturalmente pregiato e per questa ragione gli archivi devono essere trasformati in centri culturali. Oltre ad identificare, procurare e preservare testimonianze di valore perenne, l'archivista deve ampliare la sua missione rendendo la documentazione e l'informazione disponibile ad un uso continuo, trasformando, in tal modo, l'archivio in un luogo di diffusione della cultura.

• Questa nuova struttura è necessaria per rinvigorire gli archivi:
- è chiaro che la cultura continuerà a crescere nel suo significato economico; sebbene sia ancora difficile misurare, descrivere, valutare e mobilitare questa economia di idee e di immaginazione;
- come risultato, gli archivi e le istituzioni simili diventeranno più necessari, vitali e rispettate perché giocano un ruolo più centrale nella vita economica e sociale di una comunità;
- tale trasformazione aiuterà a superare numerosi ostacoli nella relazione tra l'ente principale e gli archivi che esso fonda;
- una nuova struttura che dovrebbe essere basata su una fiducia reciproca.

• Il compito di trasformare gli archivi in centri culturali o centri che favoriscano la cultura deve prendere in considerazione QUATTRO AREE DI INIZIATIVA o principi chiave: persone, luoghi, politiche e società:
- persone: fornire effettive opportunità di cultura: verificando le necessità, favorendo l'accesso, stimolando e sostenendo la cultura, coinvolgendo gli utenti, raggiungendo nuovi utenti;
- luoghi: creando un clima che ispiri e sostenga la cultura;
- politiche: progetti e realizzazioni: divenendo consapevoli di come il proprio lavoro contribuisca ad un mondo più ampio ed assicurando che la propria organizzazione abbia la cultura come scopo;
- società: lavorando creativamente con collaboratori per dare opportunità di cultura.

• La designazione di questa nuova struttura e la realizzazione del suo scopo non possono essere raggiunti senza comprendere PATROCINIO (ADVOCACY) - la quantità e varietà delle competenze che influenzano positivamente il destino di (a) organizzazioni ospiti, (b) collezioni stesse, e (c) carriera professionale dell'archivista. Advocacy è un processo integrato che motiva la gente a raggiungere particolari fini. Ed è della massima importanza comunicare il valore e spiegare le conseguenze della tenuta dei documenti per l'amministrazione e per la comunità nella diffusione della cultura; in primo luogo per finanziare i programmi, in secondo per suscitare interesse verso di loro. Il non comprendere l'Advocacy darà come risultato un programma culturale che lotta o fallisce nel raggiungimento del suo scopo.

• Advocacy inizialmente fornirà una struttura di attitudini e strumenti infrastrutturali che devono poi essere usati per creare PROGRAMMI PUBBLICI e DIFFONDERE ATTIVITA' che aiutano a trasformare gli archivi in centri di cultura. Quanto segue è la descrizione dell'esperienza di Malta.

1. Coloro che creano gli archivi e vi lavorano (consci che senza sostegno interno nessun programma culturale avrà successo) sono addestrati e sollecitati:
- ad accrescere la conoscenza che deve essere utilizzata nelle attività di ricerca e
- ad allargare i benefici dei risultati della ricerca e la base di sostegno

2. Coloro che sono interessati alla ricerca e alla eventuale diffusione della cultura sono forniti di:
- centri accoglienti e comodi
- personale collaborativo, e
- una guida adatta a tutti i depositi: una lista descrittiva precisa, breve e chiara.

3. Gli studenti sono iniziati alla conoscenza degli archivi:
- creando interesse per il passato in lezioni di scienza sociale attraverso la compilazione ora solita di una biografia, basandosi su vecchie fotografie di famiglia e un'intervista a parenti anziani.
Questo è seguito
- dalla promozione di conoscenza sugli archivi come istituzioni culturali; cioè il loro significato, ruolo, funzione, con riferimenti specifici alla complessità della ricerca. Questa conoscenza è ulteriormente ampliata
- mediante visite in archivi. La sorpresa degli scaffali riempiti di volumi polverosi è usata come molla per approfondire la conoscenza degli studenti sui depositi reali e per spiegare le soddisfazioni della ricerca.
Eccetto per il primo passo, il processo richiede insegnanti specialmente addestrati, che nella maggioranza dei casi mancano. Gli archivisti sono obbligati a prendere iniziative per promuovere tale conoscenza e cultura.

4. Il pubblico in generale è reso consapevole del valore culturale degli archivi mediante:
- Mostre miranti ad educare, informare, intrattenere e divertire; mostre tenute in speciali occasioni e ricorrenze
- conversazioni (illustrate da) arricchite con documenti presi dagli archivi
- speciali documentari televisivi
- visite agli archivi, favorite dalle persone di terza età
- usando interesse speciale in un tema, per esempio, la genealogia, per ampliare l'attenzione verso altri argomenti, per esempio la genealogia ampliata della storia locale.

5. Il turista interessato alla cultura è stato appagato da:
- visite negli archivi per vedere i beni più significativi
- pubblicazioni per soddisfare le richieste collegate.

6. I navigatori in Web sono aiutati:
- da guide culturali virtuali
- da liste descrittive, e
- fornendo la possibilità di scaricare documenti di grande interesse storico e culturale.

• E' importante che, di quando in quando, l'archivista RIVEDA la struttura che si va sviluppando:
- analizzando la complessiva esecuzione per identificare i suoi punti forti e necessiti di sviluppo;
- cercando informazioni di ritorno da colleghi e utenti sul loro rendimento
- sviluppando e migliorando la loro attività per accrescere le loro potenzialità e ridurre ogni debolezza;
- documentando le attività intraprese per facilitare le procedure di valutazione e creare testimonianze

Joseph Bezzina - Malta

 



CONFERENZA EUROPEA
Associazione Degli Archivisti Ecclesiastici
PROPOSTE GENERALI


Le seguenti proposte generali cercano di confermare gli sviluppi degli ultimi anni nella scienza dell'archiviazione, oltre a includere norme relative agli archivi per il futuro.

1. Regolamento degli archivi
Suggerisce che i regolamenti devono essere basati sul duplice scopo di un archivio:
- un deposito per una quantità organizzata di testimonianze e scritti prodotti o ricevuti da, in questo caso, un'entità ecclesiastica, nella transazione dei suoi affari e conservata da essa o dai suoi successori, e
- l'accessibilità del materiale e dell'informazione in esso disponibile per l'utilizzo continuo sia dall'ente stesso sia da qualsiasi terzo interessato.

• Da questo duplice scopo deriva la duplice missione dell'ARCHIVISTA o RECORD KEEPERS, il professionista responsabile:
- per l'identificazione, selezione, protezione, organizzazione e descrizione delle testimonianze e degli scritti archiviati ed, eventualmente
- per mettere a disposizione di qualsiasi utente il materiale e le informazioni che essi trasmettono.

• La definizione TESTIMONIANZE E SCRITTI DI ARCHIVIO racchiude:
- tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal formato fisico o tipo di creatore (pubblico o privato) che sono create o ricevute da un individuo o organizzazione nel corso della sua attività e che sono messe da parte per la conservazione ed uso futuro; tutti i mezzi di comunicazione, cioè cartacei, digitali, audio e visivi, e in qualsiasi formato.

• Per quanto riguarda il primo scopo e missione, cioè MIGLIORARE LA GESTIONE DELLE TESTIMONIANZE i regolamenti dovrebbero affermare che il deposito serve
- per soddisfare la creazione di livelli (standards) codificati
- per avere adeguate necessità di stivaggio per attuali e futuri documenti
- per assicurare una conservazione a lungo termine di documenti ivi ospitati e
- per fornire un archivio elettronico dei documenti (ERA), gli archivi del futuro, così da preservare il numero in crescita rapida di testimonianze elettroniche e fornire l'accesso a tali documenti a chiunque, ovunque e in qualsiasi momento.

• Per quanto riguarda il secondo scopo e missione, cioè AUMENTARE L'ACCESSO AI DOCUMENTI i regolamenti dovrebbero disporre:
- dell'introduzione di un sistema automatico di ritrovamento negli Archivi,
- del consolidamento nel cercare aiuti in aree di assistenza alla ricerca
- dell'impiego di specialisti per fornire assistenza in spazi per la ricerca
- della descrizione di più t documenti in formati automatici e
- della pubblicazione di cataloghi e guide relative ai depositi

• I regolamenti dovrebbero enfatizzare il fatto che gli archivi sono ESSENZIALI in una società democratica e istruita.
- senza un'attenta selezione dei documenti, l'eredità sociale, culturale, istituzionale e individuale sarà persa
- senza la conservazione di documenti legali, i diritti individuali e istituzionali non possono essere preservati e protetti. E
- senza un'adeguata gestione dei documenti amministrativi, la chiesa e le organizzazioni non possono essere considerate responsabili. I documenti e gli scritti d'archivio sono di valido aiuto alla testimonianza e alla responsabilità come alla memoria sociale e culturale.

2. Gestione del patrimonio archivistico
La gestione del patrimonio necessita di archivisti professionisti per gestire il patrimonio e gli scritti d'archivio.

• L'archivista o record keeper adempie ad una MISSIONE MOLTO IMPORTANTE
- aiutare ad assicurare l'eredità culturale di una società
- proteggere i diritti e privilegi legali e
- contribuire alla reale gestione di una vasta gamma di istituzioni

• In modo da poter adempiere a quest'importante missione, gli archivisti devono essere ADDESTRATI in entrambi:
- conoscenza delle basi archivistiche che fornisce la base teorica e pratica necessaria a lavorare come un archivista professionista e
- conoscenza interdisciplinare che introduce ad altre discipline, la conoscenza delle quali approfondirà la comprensione del lavoro d'archivio e permetterà la specializzazione in specifici aspetti del lavoro d'archivio o il funzionamento in situazioni davvero interdisciplinari.

• I PROGRAMMI DI FORMAZIONE dovrebbero raggiungere i seguenti scopi:
- dare ai partecipanti una solida base nella teoria, metodologia e pratica degli studi d'archivio, e nella conoscenza approfondita della loro disciplina
- rafforzare questa base dando loro l'opportunità di acquisire conoscenze da altre importanti discipline
- aiutarli a sviluppare un pensiero critico e capacità decisionali per i documenti e gli scritti come parte della loro maggiore eredità culturale.
- prepararli a condurre e comunicare ricerche erudite per l'arricchimento e lo sviluppo della loro disciplina
- inculcare in loro il senso delle loro responsabilità professionali e sociali e la conoscenza delle dimensioni etiche e legali del loro lavoro.

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• La gestione del patrimonio deve prendere in considerazione i QUATTRO PRINCIPALI RISULTATI o risorse che gli archivisti hanno identificato essere un'offerta per l'utilizzo da parte della clientela:
- proprietà, la complessità di records e informazioni ivi contenuti
- servizi, l'immagazzinamento, conservazione, riferimento, attività di collocazione, e attrezzature
- competenza, consulenza tecnica, addestramento, consiglio e assistenza,
- esperienza, apprendere a utilizzare le fonti, attrezzature e servizi per risolvere i problemi e svolgere compiti con cui ottenere nuovi benefici, conoscenze, intuizioni e soddisfazioni

 

• Per quanto riguarda la proprietà, il direttore, in linea con la duplice missione degli archivisti, deve:
- identificare, acquisire, conservare la testimonianza di valore durevole
- rendere il materiale e l'informazione incluse disponibili per continuarne l'uso

 

• Per quanto concerne i servizi, si deve enfatizzare un aspetto: le attività di collocazione dovute al vero e proprio volume di records prodotti. Così da far fronte alle quantità crescenti di records, il direttore deve provvedere
- alla necessità di analisti dei records
- alla necessità di una comprensiva rivalutazione dei records
- alla necessità di uno schema di collocazione.

 

• Per quanto concerne la competenza, il direttore deve cercare un consiglio sempre più esperto nel campo della tecnologia moderna: questo è indispensabile
- nella soluzione di problemi di registrazione elettronica
- nella valutazione di documenti generati elettronicamente per la conservazione o collocazione.

 

• Per quanto riguarda le esperienze, il direttore deve impiegare il suo savoir-faire:
- all'interno dell'archivio per conservare records che sono ora a rischio e per migliorare accesso del pubblico ai documenti,
- al di fuori dell'archivio, per aiutare le entità a trattare i records meglio, specialmente le testimonianze che alla fine finiranno negli archivi,

 

• E' della massima importanza che il direttore annoti i risultati mediante STATISTICHE e altri indicatori misurabili:
- accuratamente, per riflettere e documentare il lavoro svolto
- con efficienza cosicché le informazioni raccolte possano essere di facile accesso,
preferibilmente automaticamente e
- chiaramente espresse da essere capite da coloro che controllano e sovvenzionano.

 

3 Armonizzazione dei sistemi in rete
L'epoca delle informazioni digitali pone due problemi: (1) la conservazione ditali records riguardo al contenuto oltre che all'aspetto e (2) la loro armonizzazione

 

• Non c'è dubbio che una quantità sconosciuta di records potenzialmente validi stia per essere persa. Perché mentre scritti ignorati possono rimanere in scatole per secoli, documenti elettronici trascurati possono scomparire in secondi. La sfida enorme della CONSERVAZIONE DI RECORDS ELETTRONICI è determinata:
- dal vero e proprio volume ditali records,
- dai problemi speciali che tali records pongono: possono essere facilmente cancellati, nastri e dischi si deteriorano facilmente, hardware e software diventano obsoleti, e i sistemi si rovinano.

 

• Si devono trovare le soluzioni lavorando in SOCIETA' ATTIVE con i programmatori di archivi, gli enti che producono tali documenti elettronici:
- per assicurare che testimonianza essenziale sia creata, identificata, mantenuta e
appropriatamente schedata per tutto il tempo necessario
- per lavorare con agenzie per fare schedature correnti e valutare i processi in modo più valido e tempestivo
- per assicurare che i records elettronici come quelli cartacei siano creati e preservati per l'accesso per tutto il tempo necessario.

 

• Solo quando il problema del mantenimento dell'informazione digitalizzata sarà risolto, sarà possibile passare al momento seguente: qualche forma di ARMONIZZAZIONE DEI SITI WEB, in questo caso, degli archivi ecclesiastici in rete. Tali siti web, idealmente, dovrebbero avere almeno cinque parti basilari:
- una descrizione stilata secondo il modello posto dal Conseil International des Archives;
- una lista di norme che regolino archivi particolari come il Codice della Legge Canonica e legislazioni particolari;
- un profilo storico dell'ente o enti che hanno creato gli archivi, perché senza questo retroterra non è facile comprendere e descrivere i records e gli scritti d'archivio
- un altro profilo storico, per la stessa ragione, dei singoli enti, amministrazioni e gruppi che, in effetti, produssero le differenti sezioni del materiale d'archivio,
- un elenco manuale descrittivo

 

4 Rapporti Chiesa-Stato e Chiese-Enti Locali
Qualsiasi società per aver successo e dare frutti deve essere basata sulla reciproca fiducia. Questo dovrebbe superare il sentimento d'intromissione di due enti autonomi negli interessi dell'altro che molte volte prevale in circostanze simili.

 

• Una SOCIETÀ CON LO STATO deve dimostrare questa fiducia, per quanto concerne gli archivi, attraverso relazioni periodiche:
- con informazioni dettagliate su ciò che viene realizzato
- con chiara dimostrazione dei risultati e benefici raggiunti: è importante mettere in rilievo i meriti ottenuti e i risparmi raggiunti e i rischi che sono stati ridotti al minimo nell'amministrazione di un archivio

 

• Una società è ben accettata e perfino ricercata se promuove una STRUTTURA CHE ISPIRA LA CULTURA. Così, in tali rapporti è necessario rilevare:
- i risultati, l'effetto che il lavoro svolto nell'archivio ha avuto su studenti in generale
- indicatori, suggerimenti su come l'organizzazione e il personale di un archivio possono svolgere e migliorare questi risultati e
- prove, i risultati tangibili delle attività svolte e l'ulteriore promozione di una strategia della cultura.

 

• Le informazioni date e le prove evidenziate promuovono la collaborazione con lo stato. La ricerca di finanziamento attraverso questa società avrebbe bisogno anche di una STRATEGIA DI MERCATO LUNGIMIRANTE, una forma particolare di progettazione strategica e di marketing che deve mostrare le seguenti caratteristiche:
- inclinazione verso relazioni piuttosto che un'inclinazione verso gli affari
- innovazione
- ricerca del valore
- legame ad una sensazione di missione
- responsabilità sociale

 

• UNA SOCIETA' CON LE ISTITUZIONI LOCALI deve sottolineare l'idea di una genealogia allargata che attraversa la linearità delle fonti e apre tante finestre quante sono le vite, ambienti e situazioni che incontra. Gli archivi ecclesiastici che, in molti casi, sono di un'origine precedente e meglio tenuti di quelli delle autorità locali, possono essere utili:
- nel recuperare il ricordo d'esperienze di vita
- nel suscitare desiderio di creare e sostenere attività e strutture
- nel promuovere pubblicazioni e libri sulle storie locali.